Firma Teleos i stowarzyszenie The KNOW Network od kilku lat organizują konkurs na najbardziej podziwiane przedsiębiorstwo wiedzy (Most Admired Knowledge Enterprise). W trzeciej jego edycji zwyciężyła firma Buckman Laboratories, w czołówce znaleźli się również: General Electric, Microsoft, Xerox, Nokia i Bank Światowy.
Zwycięzca konkursu to średniej wielkości, prywatna firma amerykańska, produkująca wyroby chemiczne. Jednakże jak mówi jej prezes Bob Buckman – chociaż wytwarzamy chemikalia, to tak naprawdę sprzedajemy wiedzę. Ogromny sukces firmie zapewnił K’Netix, albo raczej jego twórca Victor Baillargeon. K’Netix to globalny system transferu wiedzy, każdy pracownik wyposażony jest w notebooka z zainstalowanym modemem, dzięki czemu ma zapewniony nieprzerwany dostęp do bazy wiedzy firmy. Ten swoistego rodzaju system nerwowy firmy wspomaga wyjątkowa kultura organizacyjna, w której swobodny przepływ wiedzy sprzyja rozwojowi pracowników i lepszemu zaspokajaniu klientów. To właśnie zarządzanie wiedzą pozwoliło Buckman Laboratories osiągnąć wielki sukces finansowy i stworzyć niezwykle stabilne fundamenty do dalszego rozwoju.
Innym przedsiębiorstwem, o którym warto wspomnieć jest Nucor Corporation i choć nie znalazło się ono w czołówce nagrodzonych to zarządzanie wiedzą w tej firmie przyczyniło się to osiągnięcia przez nią dużego sukcesu rynkowego. Nucor Corporation to przedsiębiorstwo hutnicze, które mimo słabnącego popytu na rynku osiąga corocznie wzrost obrotów a ma marże zysku znacznie przekraczające przeciętne. Jak to się dzieje? W firmie wprowadzono zarządzanie wiedzą, ale to, co przyczyniło się do osiągnięcia takiego sukcesu to sprzyjające środowisko społeczne. Bo przecież na cóż zdadzą się najnowocześniejsze systemy zdobywania wiedzy, najmądrzejsi pracownicy, jeśli poszczególne działy, ludzie nie chcą w pełni dzielić się wiedzą? Potrzebne są zachęty dla „dawców wiedzy”, takie właśnie zachęty zastosowano w Nucor Corporation. Premie dla robotników wynosiły w latach 90 od 80% do 150% płacy podstawowej, a premie dla kierowników działów były jeszcze większe. Stosuje się również premie dla zespołów, nawet najlepsze osiągnięcia indywidualne nie są honorowane znaczącymi premiami, jeśli wyniki pozostałych członków zespołu są niższe od przeciętnych. Zachęca to do dzielenia się swoją wiedzą, spostrzeżeniami 0% i umiejętnościami. Ponadto firma dba o przekazywanie wiedzy pomiędzy poszczególnymi zakładami. Nucor Corporation dąży do wzrostu lojalności wśród pracowników, bo przecież przedsiębiorstwa najwięcej tracą wskutek odchodzenia ludzi. Dlatego nawet w okresach recesji wykluczone były zwolnienia, zastosowano wówczas redukcję godzin jako mniejsze zło.
Firma ta osiągnęła taki sukces, ponieważ zdano sobie sprawę, że kluczowym czynnikiem w zarządzaniu wiedzą jest człowiek. Od ludzi zależy, bowiem czy wiedza jest transferowana, czy krąży w przedsiębiorstwie i czy w ogóle powstaje. Dlatego zachęcano nie tylko do tworzenia wiedzy, do tworzenia ulepszeń, ale i do przekazywania jej innym. Zdolność do tego zależy nie tylko od infrastruktury informatycznej, ale bardziej od środowiska społecznego. Wytworzenie odpowiedniego środowiska może oznaczać długotrwałe atuty konkurencyjne, jak widać na przykładzie Nucor Corporation.
Kolejnym przykładem firmy, która z powodzeniem wdrożyła system zarządzania wiedzą jest Compaq – producent sprzętu i oprogramowania komputerowego. Przesłankami dla zainteresowania się tą koncepcją były problemy charakterystyczne dla dużych międzynarodowych korporacji, czyli: bezwładność, brak wewnętrznej integracji, a także nie zawsze pożądana rywalizacja pomiędzy jednostkami organizacyjnymi lub regionami oraz problemy w poruszaniu się w gąszczu informacji tworzonych przez setki tysięcy dokumentów. Compaq zdecydował się na stworzenie korporacyjnej sieci wiedzy, gdzie zgromadzono, posortowano i skatalogowano dostępne dokumenty. Opracowano i uruchomiono procedury, dzięki którym pojawiające się w systemie informacje są przesyłane bezpośrednio do osób wskazanych przez dział personalny. Umożliwienie wszystkim pracownikom dostępu do zgromadzonej wewnątrz organizacji wiedzy, nawet tej trudnodostępnej doprowadziło do lepszej konsolidacji firmy od wewnątrz, podniesienia świadomości przynależności do określonej grupy, a przede wszystkim poprawiło wydajność pracy. Podobną rzecz wykorzystuje np., google które swoim pracowników umożliwia dostęp do kodów źródłowych innych działów oraz całości projektów.
ZARZĄDZANIE WIEDZĄ W POLSKICH PRZEDSIĘBIORSTWACH
W Polsce zarządzanie wiedzą jest problemem egzotycznym, choć są firmy, zwykle doradcze, i to duże, które od lat wdrażają u siebie odpowiednie projekty. Te międzynarodowe tworzą często wewnętrzne elektroniczne banki rozwiązań, do których dostęp mają konsultanci ze wszystkich oddziałów na świecie, głowiący się nad problemami klientów. Polscy pracownicy coraz częściej uczestnicząc w różnego rodzaju seminariach, konferencjach międzynarodowych oraz spotykając się z przedstawicielami różnych oddziałów firm spotykają się z koncepcją zarządzania wiedzą. Kluczowym staje się dla nich pytanie nie o to, CZY zarządzać wiedzą, ale JAK to robić.
Według badań przeprowadzonych przez Katedrę Teorii Zarządzania SGH wynika, że aż 81% z ankietowanych 64 menedżerów przyznało, że zarządzaniem wiedzą zajmuje się od dawna, choć nie nazywa tego w ten sposób. Jak podkreślali rozmówcy, działania podejmowane pod terminem „zarządzanie wiedzą” są często ukryte pod wieloma rozproszonymi inicjatywami? Termin ten jest celowo zastępowany, aby nie wzbudzać niechęci zarówno wśród przełożonych jak i pracowników.
Zarządzanie obiegiem informacji kuleje w wielu firmach, a stosowanie technologii informatycznych wciąż odbiega w Polsce od zachodnich standardów. Jak informują wyniki badań Katedry SGH „zaledwie 66% z badanych tu największych firm wykorzystuje intranet, a tylko 8% dzieli się informacjami z partnerami dzięki ekstranetowi” Jak mówi Zbigniew Berent, dyrektor toruńskiej firmy doradczej IDK Seneka, pracownicy nie tylko nie dzielą się swoimi pomysłami czy informacjami z szefami i współpracownikami, ale wręcz wynoszą je na zewnątrz, omawiając fundamentalne dla pracodawcy kwestie na gruncie towarzyskim, z kolegami niejednokrotnie zatrudnionymi u konkurencji.
Przykładem firmy, w której menedżerowie postanowili zgromadzić i uporządkować obecną w firmie wiedzę oraz tym samym ułatwić pracownikom dostęp do niej jest firma Rober. Wprowadzone narzędzie „Wiedza-World” umożliwiało dostęp do; wiadomości, streszczeń, informacji o klientach obecnych i potencjalnych. Instrument ten był katalizatorem do archiwizowania wiedzy organizacyjnej oraz pomagał w łączeniu profesjonalistów, współpracy ponad granicami, użytkowaniu wystandaryzowanych narzędzi pracy, unikaniu wymyślania ich na nowo, dzieleniu się najlepszymi praktykami, komunikowaniu się z innymi w ramach firmy.
Inną tego typu inicjatywą było wdrożenie w firmie Page systemu W-Learning. System ten obejmował uszeregowana wiedzę z wielu dziedzin, które nie zawsze wiązały się bezpośrednio z działalnością firmy. Każdy z pracowników mógł skorzystać z zasobów zawartych w systemie – głównie w formie elektronicznej, poprzez sieć komputerową on-line, ale nie tylko. Informacje były także dostępne w formie papierowej czy tez w postaci nagrań na kasetach magnetofonowych, wideo czy płytach CD.
Pomimo, że wiele działań realizowanych przez polskie przedsiębiorstwa wciąż ma charakter nieskoordynowany, to z założenia zmierzają one we właściwym kierunku, co obrazować mogą powyższe przykłady. Coraz więcej polskich firm dostrzega potrzebę dzielenia się wiedzą jako warunek osiągania celów biznesowych: szybkiemu i właściwemu reagowaniu na potrzeby klienta i podnoszeniu efektywności działania.
Problemy z zarządzaniem wiedzą w Polsce zacząłem dostrzegać niedawno, może, dlatego, że dopiero teraz zostałem uświadomiony. Widzę to na przykład u mojego ojca, który miał kiedyś przyuczyć inną osobę do obsługi programu w ich firmie. Ojciec stwierdził, że nie będzie go uczył, gdyż potem jego zwolnią a jego miejsce zajmie ktoś inny. Z jego perspektywy to dobre posunięcie, ale jeżeli weźmiemy pod uwagę stronę przedsiębiorstwa to, co będzie, gdy weźmie urlop? Kiedyś tak się stało! Przyszedł po wakacjach i czekała na niego sterta papierów i dokumentów, a wszystko przez to, że nikt inny nie potrafi obsługiwać tego programu… Odpowiedz już chyba masz, dlaczego warto postawić na zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie, ważne by było to wcześniej niż zrobi to konkurencja.